شاید نیرومندترین ابزار مدیریت زمان تهیه فهرستی از کارهای روزانه باشد تا از آن به عنوان دستور کار روزتان استفاده کنید.

همه مدیران زمان موفق روی کاغذ فکر می‌کنند و بر اساس فهرست روزانه کارها عمل می‌کنند. مدیران مؤثر مثل خلبانی که قبل از هر پرواز چک‌لیست خود را کنترل می‌کند، قبل از شروع روز، چند دقیقه را به نوشتن فهرست کارهای روزانه اختصاص می‌دهند.

بهترین زمان تهیه فهرست، شب قبل است تا ذهن ناخودآگاهتان هنگام خواب بتواند روی فهرست کار کند. وقتی صبح بیدار می‌شوید، اغلب ایده‌ها و دیدگاه‌هایی در ذهن دارید که برای دستیابی به مهم‌ترین اهداف فهرست به شما کمک می‌کند.

آخرین کاری که انتهای هر روز باید انجام دهید این است که برای روز بعد برنامه‌ریزی کنید. همان‌طور که جیم ران می‌گوید: «هیچ روزی را شروع نکنید، مگر اینکه آن را تمام کرده باشید.» منظور این است که برای فردایمان برنامه داشته باشیم. در مطالعه بیش از پنجاه مدیر بسیار اثربخش، ۴۹ نفر از آن‌ها گفتند که بهترین سیستم مدیریت زمانی که تاکنون یافته‌اند یک برگ کاغذ ساده بوده است که قبل از شروع کار، مواردی که باید انجام شود را روی آن می‌نوشتند.

بهتر بخوابید

بعضی افراد شب‌ها بسیار بد می‌خوابند زیرا نگران فراموش کردن کارهایی هستند که روز بعد باید انجام دهند. اگر قبل از خواب فهرستی تهیه کنید و همه برنامه‌های خود برای روز کاری بعد را بنویسید، بسیار بهتر می‌خوابید و سرحال‌تر از خواب بیدار می‌شوید.

طبق نظر متخصصین مدیریت زمان، تهیه فهرستی از کارهای روزانه حدود ۱۲ دقیقه طول می‌کشد. اما این فهرست با افزایش بهره‌وری باعث صرفه‌جویی ۱۰ برابری در وقت می‌شود. ۱۲ دقیقه‌ای که صرف تهیه فهرست روزانه می‌شود، بازپرداخت ۱۲۰ دقیقه‌ای یا افزایش بهره‌وری دو ساعته را برایتان به همراه دارد.

روش الف.ب.پ.ت.ث

وقتی فهرستی از همه کارهای روز بعد تهیه کردید، آن را با استفاده از روش الف.ب.پ.ت.ث سازماندهی کنید.

مهم‌ترین واژه در مدیریت زمان، عواقب است. اهمیت هر کاری بر اساس عواقب احتمالی انجام دادن یا ندادنش تعیین می‌شود. وقتی اولویت‌هایی برای خود تعیین می‌کنید، هر کاری را با این اصل بسنجید و همیشه کاری را در اولویت قرار دهید که بزرگترین عواقب را دارد. اینجاست که روش الف.ب.پ.ت.ث بسیار مفید خواهد بود.

این تمرین را با تهیه فهرستی از کارهای روز بعد آغاز کنید. سپس قبل از شروع کار در کنار هر مورد الف، ب، پ، ت یا ث بگذارید.

مورد الف کاری است که باید حتما انجام دهید. این مورد کار بسیار مهمی است که انجام دادن یا ندادنش عواقبی جدی در پی خواهد داشت. کنار مواردی که حتما همان روز باید انجام شوند، الف بگذارید.

موارد ب کارهایی هستند که بهتر است انجام شوند. انجام دادن یا ندادنشان عواقب کمی دارد اما اهمیت‌شان به اندازه موارد الف نیست. قانون این است که تا وقتی یکی از موارد الف باقی مانده است، نباید سراغ موارد ب بروید.

انجام دادن موارد پ خوب است، اما هیچ‌گونه عواقب مثبت یا منفی ندارند. گفتگو با همکار، خوردن یک فنجان چای بیشتر یا چِک کردن ایمیل کارهایی است که انجامشان خوب است و اغلب خوشایند و لذت‌بخش هستند، اما انجام دادن یا ندادنشان هیچ عواقب و اثری در میزان اثربخشی کاری شما ندارد.

اتلاف وقت کارها را خراب می‌کند

مؤسسه رابرات هَف اینترنشنال تخمین می‌زند که ۵۰ درصد زمان کار صرف فعالیت‌های پ می‌شود، کارهایی که هیچ فایده‌ای برای کسب‌و‌کار ندارند.

هر فردی مخلوق عادات است. افراد مؤثر عادات خوبی برای خود ایجاد کرده و آن‌ها را به ارباب خود تبدیل می‌کنند. افراد غیرمؤثر تصادفا عادات بدی برای خود ایجاد می‌کنند و سپس همان عادات بد کنترل زندگی‌شان را در دست می‌گیرند.

بسیاری از افراد عادت دارند به محض رسیدن سر کار به کارهای وقت تلف‌کن، کم‌ارزش و بی‌ارزش بپردازند. آن‌ها به محض رسیدن به محل کار، کسی را پیدا می‌کنند تا با او گَپ بزنند، روزنامه بخوانند، ایمیلشان را چک کنند، چای بنوشند و در تمام طول روز وقت تلف کنند.

اما هر کاری را که مدام انجام دهید، به زودی به عادت تبدیل می‌شود. متأسفانه اکثریت بزرگی از افراد شاغل عادت دارند قسمت اعظم وقتشان را برای انجام کارهایی هدر دهند که هیچ کمکی به کسب‌و‌کار یا شغلشان نمی‌کند. اجازه ندهید این اتفاق برای شما هم بیفتد.

هر کاری که می‌توانید را واگذار کنید

بیایید به روش الف.ب.پ.ت.ث برگردیم. فعالیت ت کاری است که می‌توانید آن را به شخص دیگری واگذار کنید. قانون این است که باید هر کاری را که می‌توانید به دیگران واگذار کنید تا وقت آزاد بیشتری برای پرداختن به کارهای الف داشته باشید. کارهای الف و انجام موفقیت‌آمیز آن‌ها تا حد زیادی مسیر شغلی شما را مشخص می‌کند.

مورد ث کاری است که باید آن را به طور کلی حذف کنید. در مجموع، فقط زمانی کنترل وقت خود را در دست خواهید داشت که انجام کارهایی که دیگر لازم نیستند را متوقف کنید.

این که افراد سعی می‌کنند در زندگی و کار به گوشه امن خود پناه ببرند، بسیار معمول و طبیعی است. آن‌ها با انجام کارهای خاص به روش‌های خاص احساس آرامش می‌کنند. حتی وقتی ارتقا می‌یابند و وظایف مهم‌تری به آن‌ها واگذار می‌شود، همواره سراغ انجام کارهایی می‌روند که واقعا دیگر لازم نیست یا افراد دیگر هم می‌توانند آن‌ها را همان‌طور یا بهتر انجام دهند.

از خودتان بپرسید: «اگر اصلا در این کار مداخله نکنم، چه می‌شود؟» اگر این کار تفاوت کمی در کسب‌و‌کار یا شغلتان ایجاد می‌کند یا اصلا تفاوتی ایجاد نمی‌کند، بهترین گزینه برای حذف شدن است.

کارتان را برنامه‌ریزی کنید و روی برنامه‌تان کار کنید

هر کاری را که در فهرست ثبت نشده، انجام ندهید. اگر کار یا پروژه جدیدی پیش آمد، آن را در فهرست بنویسید و قبل از شروع کار روی آن، اولویتی برایش تعیین کنید. اگر ایده‌ها و کارهای جدید را ننویسید و در عوض به تقاضاهای بی‌وقفه برای گرفتن وقتتان واکنش و پاسخ دهید، به سرعت کنترل روز خود را از دست داده و درنهایت می‌بینید که اکثر وقت‌تان را برای کارهای کم‌ارزش و بی‌ارزش هدر داده‌اید.

هر سیستم مدیریت زمانی بهتر از این است که اصلا سیستم مدیریت زمان نداشته باشید. نرم‌افزارهای زیادی برای گوشی‌های همراه وجود دارد که امکان مدیریت زمان را برایتان فراهم می‌آورد. همچنین سیستم‌های مدیریت زمانی وجود دارد که می‌توانید آن‌ها را بر روی کامپیوتر خود نصب کنید. می‌توانید یک سیستم مدیریت زمان مکتوب را با خود حمل کرده و آن را مدام به‌روز کنید.

فقط به یاد داشته باشید که در زندگی شخصی و البته دنیای کار، تنها چیزی که باید بفروشید وقت‌تان است. اطمینان حاصل کنید که وقت خود را بر ارزشمندترین و مهم‌ترین کارهایی متمرکز کرده‌اید که می‌توانند بیشترین کمک را به کسب‌و‌کار و زندگی‌تان کنند.

فهرست کارهایی که نباید انجام دهید

درست همان‌طور که به فهرست وظایف برای هدایت کسب‌و‌کار در طول روز نیاز دارید، به فهرست کارهای غیر لازم هم نیاز دارید تا در مسیر بمانید. این‌ها همان کارهایی هستند که از قبل تصمیم گرفته‌اید در صورت پیش آمدن انجامشان ندهید، حتی اگر بسیار وسوسه‌انگیز باشند. به کاری که نمودی از ارزش والای زمانتان نیست، نه بگویید.

«نه» بهترین واژه برای صرفه‌جویی در وقت در دنیای مدیریت زمان است. هنگامی که استفاده از این واژه را آغاز کنید، گفتنش راحت‌تر و راحت‌تر می‌شود.

به یاد داشته باشید که مردم بزرگ‌ترین وقت تلف‌کن‌ها هستند. وقتی از شما می‌خواهند کاری برایشان انجام دهید یا به طریقی به آن‌ها کمک کنید، از خودتان بپرسید: «آیا در حال حاضر این ارزشمندترین نوع استفاده از وقتم است؟»

اگر پاسخ منفی بود، می‌توانید با احترام پاسخ دهید: «از درخواست‌تان متشکرم. اجازه دهید درباره‌اش فکر کنم و نگاهی به برنامه‌ام بیندازم. آن‌وقت به شما می‌گویم که کمکی از من ساخته است یا خیر».

آن‌وقت می‌توانید ۲۴ ساعت صبر کنید، سپس با آن شخص تماس بگیرید و بگویید که متأسف هستید و در این برهه از زمان آن‌قدر کار و مهلت سررسید دارید که نمی‌توانید به او کمک کنید. از او به این دلیل که از شما درخواست همکاری کرده تشکر کنید و بگویید امیدوارید که «دفعه بعد» که زمان خالی در تقویم داشتید، بتوانید با او همکاری کنید.

به یاد داشته باشید که فقط وقتی می‌توانید کنترل زمانتان را در دست بگیرید که انجام کارهای کم‌ارزش را متوقف کنید. همیشه کارهایتان بسیار بیشتر از آن چیزی است که از عهده‌اش برآیید. آن‌قدر درگیر هستید که هرگز به همه کارها و مسئولیت‌های خود نمی‌رسید، چه رسد به اینکه بخواهید به کارها و وظایف اضافه‌ای رسیدگی کنید که هر روز سراغتان می‌آید. در عوض، فقط نه بگویید. این واژه را زود و در اغلب موارد بگویید.

برچسب ها :